Los procesos para efectuar el cálculo de remuneraciones en las organizaciones deben ser eficientes, ya que son actividades administrativas muy importantes. Hoy en día no solo hace falta conocer los tipos de compensaciones que existen, sino que conocer su correcto empleo es indispensable. Los empleados tienen derecho a recibir sus remuneraciones calculadas correctamente conforme con la ley y en el tiempo establecido. Inclusive podría ser parte de una estrategia de motivación salarial.
¿Tu empresa, sin importar su tamaño, tiene dificultades con respecto a esto? ¡Conoce 5 formas para transformar tus labores de nómina, para que minimices costos y errores de dispersión!
1. Usar una hoja de cálculo que te ayude con el procedimiento
Actualmente es inconveniente y riesgoso efectuar gestiones de nómina y cálculo remuneraciones de manera manual. Esto puede ocasionar muchos errores con respecto al manejo de la información y por supuesto perder tiempo valioso. Si posees una empresa pequeña, puedes utilizar una hoja de cálculo para realizar las labores de nómina.
Es posible que, en estos momentos el número de empleados que manejas sea pequeño. Además, no cuentes con un departamento de recursos humanos y carezcas de presupuesto para adquirir un software de nómina. De modo que, si deseas hacer los cálculos de las remuneraciones digitalmente. Igualmente, con rapidez y seguridad una hoja de cálculo es una buena alternativa.
Con estos programas tú puedes ejecutar las siguientes tareas administrativas:
- Creación de plantillas para efectuar las nóminas.
- Listados del personal, ordenados de acuerdo con el criterio que establezcas.
- Fórmulas y funciones para computarizar todas las remuneraciones.
- Impresión de listados y recibos de pago. También, puedes manejar la información digitalmente, así no gastas en papel y contribuyes a cuidar el ambiente.
- Graficar la información de las hojas de trabajo, para realizar informes financieros y contables.
- Guardar los datos de los trabajadores en dispositivos de almacenamiento físicos o en la nube.
Sin embargo, para obtener de una hoja de cálculo el mayor rendimiento. El usuario debe tener entrenamiento sobre el manejo de una hoja de cálculo. Pues, sin la capacitación apropiada puede ser difícil su uso y se perdería mucho tiempo en estas labores.
¿Cómo saber si es realmente lo necesario?
Lo realmente necesario será definido una vez que tengas una dirección para tu capital humano definida. Te recomendamos leer la siguiente guía. Donde podrás darte una idea, no solo de tendencias, sino de formas de evitar multas y procesos administrativos que solo brinden una mala experiencia a tu capital humano ¡Descárgala sin costo ni compromiso!
2. Pedir ayuda a un experto o contratar un servicio de maquila de nómina
La subcontratación de una empresa outsourcing integral en nómina, es muy frecuente en organizaciones grandes y pequeñas. Este tipo de actividades requiere de tiempo, inversión en infraestructura, contratación de personal y compra de software especializado. Por tanto, las compañías optan por estrategias menos costosas, complicadas y que les garanticen calidad.
Además, como empresario puedes obtener las siguientes ventajas:
Ventajas de la maquila de nómina
- Asesoría permanente y actualizada con respecto a remuneraciones laborales.
- Disminución del margen de error en el cálculo remuneraciones del personal.
- Servicio con calidad y eficiencia.
- Garantía de estar al día con todas las disposiciones legales sobre nómina.
- Dispersiones de la nómina en el tiempo correspondiente.
- Puedes aumentar su Core Business, para dedicarte a las actividades más relevantes de tu organización.
- Establecimiento de un clima laboral efectivo, ya que tus empleados estarán motivados y satisfechos con su nueva estrategia organizativa.
- El servicio de outsourcing integral puede ser una estrategia fiscal y legal.
- Las empresas tercerizadas en recursos humanos garantizan confidencialidad en el manejo de la información.
- Poseen software de gestión documental para almacenar eficientemente la información de tus trabajadores.
¿Cuánto podría costarme?
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3. Comprar un programa de cálculo de nóminas
Cuando la organización crece y se establece un departamento de recursos humanos, no se puede utilizar procesos obsoletos. Porque, se incurriría frecuentemente en errores y pérdida de información. Debido a esto, es recomendable automatizar los procesos. Con la compra de un sistema de nómina o actualizar el que tiene la empresa.
Cabe destacar que, el sistema de nómina que adquieras para cálculo remuneraciones debe ser escalable. Es decir que, este software se adapte a tus necesidades y tenga las siguientes características:
- Se integre con su sistema de contabilidad.
- Fácil de manejar por los usuarios promedio.
- Sea capaz de calcular todas todo lo relacionado con la nómina como sueldos, finiquitos, liquidaciones y vacaciones. Asimismo, fondos de ahorro, registros de altas y bajas, entre otras.
- Ofrezca seguridad en el proceso y almacenamiento de la información.
- La empresa proveedora del sistema brinde servicio de asesoría cuando se requiera.
- Pueda actualizarse conforme a las disposiciones legales en materia de nómina.
- Compatible con su arquitectura de hardware.
4. Actualización constante sobre remuneraciones establecidas en la Ley
El personal de RRHH debe tener el conocimiento más actualizado en materia fiscal y legal vigente. Relacionadas con el área laboral y cálculo remuneraciones. Incumplir con lo establecido en la Ley Federal del Trabajo, Seguro Social y las Disposiciones del SAT. Significa cometer infracciones graves que pueden acarrear multas y otras acciones.
Con frecuencia las normas, leyes y disposiciones cambian. Por consiguiente, no descuides la importancia que tu personal encargado de las tareas de nómina, conozca sobre los siguientes temas:
- Sueldo mínimo interprofesional.
- Normas relativas a las notificaciones de actos administrativos.
- Pensiones, desempleo y maternidad.
- Remuneraciones y deducciones vigentes en las contrataciones.
- Aspectos concernientes con las inspecciones de trabajo.
- Contratos individuales y colectivos laborales.
- Tercerización de servicios.
- Finalización de la relación de trabajo, entre otras.
5. Capacitación constante del personal encargado del proceso
La capacitación continua del personal del área de nómina, no puede verse como un gasto sino como una inversión. Pues, los procesos de nómina y cálculo remuneraciones, son cambiantes y dinámicos. Además, el personal puede adiestrarse en el empleo de herramientas tecnológicas que facilitarán el trabajo y eliminarán los errores.
En estos momentos las organizaciones pueden implementar modalidades de capacitación e-learning. Donde de forma virtual y de la mano con la tecnología los empleados pueden formarse. Igualmente, tener acceso a la información más actualizada, desde la oficina o su residencia.
¡Evita multas y mejora procesos! Actualízate aquí
Si tú como líder tienes una visión de 360 grados y te adaptas a las nuevas tecnologías y procedimientos de trabajo. Constantemente te reinventarás y esto impactará de manera positiva en la organización y tus empleados.
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