Grupo

Cuida estos puntos para hacer tu nómina correctamente

¿Problemas al realizar tu nómina correctamente mes con mes? Te daremos puntos clave que te servirán ¡Incorpóralos ya! El proceso de cálculo y pago de salarios, es una de las actividades más importantes de una organización. Sin embargo, al efectuar esta tarea es posible que hayan ocurrido varias situaciones. Como disparidad entre la nómina y la contabilidad, reclamos de los empleados, procedimientos largos y complejos. Además, de posibles inconvenientes en materia legal y fiscal. En seguida, conozca los aspectos que debe tener en cuenta, para realizar una nómina correctamente.

¿Qué es una nómina y su base legal?

En las empresas existen dos entes el empleador y el empleado. Los cuales establecen una relación laboral, a cambio de un salario por labores realizadas. Esto se establece la Ley Federal del Trabajo en el artículo 82. Por lo que, es una obligación de los empresarios el pago de sueldos. Abajo te dejaremos un video que explica la nómina directo de la Escuela Bancaria Comercial:

 

 

 

 

Por ende, la nómina empresarial se trata de documentaciones que comprueban que el patrón cancela los salarios de los trabajadores. Además, de las prestaciones que le corresponden por ley. Igualmente, efectúa las deducciones que están oficialmente autorizadas para los empleados, como el IMSS y el ISR.

 

En el Reglamento del Código Fiscal de la Federación, en su artículo 26. Se explica claramente que todas las empresas tienen que hacer sus registros de operaciones. Incluso las que son libre de pago de impuestos. Por tanto, llevar la nómina correctamente es un comprobante que justifica estas cancelaciones.

 

Adicionalmente, la Ley Federal del Trabajo en su artículo 804. Instaura que el patrón está obligado a archivar y presentar, toda la evidencia de su relación laboral con sus trabajadores. Como contratos, nóminas, controles de asistencia, entre otros que exijan las leyes. Asimismo, los documentos deben mantenerse durante la relación laboral y un año después de finalizada la misma.

 

Por otra parte, en el artículo 15 del Reglamento de la Ley del Seguro Social. Las empresas empleadoras deben registrar en sus nóminas los días laborados y el salario recibido por los trabajadores. También, deben mantener dichos registros durante cinco años.

 

>>> DESCARGA LA GUÍA PARA EVITAR MULTAS Y CONTRATIEMPOS EN TU NÓMINA AQUÍ <<<

 

Aspectos para evitar errores en las nóminas

Como se explicó anteriormente la nómina tiene importancia y basamento legal. Es por esto que, en las organizaciones se hacen muchos esfuerzos en los Departamentos de Recursos humanos. Así, no incurrir en la comisión de errores frecuentes como cálculos equivocados y atrasos. Lo que permitirá evitar dificultades fiscales y legales.

 

nomina-correctamente

 

Es frecuente en muchas empresas encontrar errores, por no llevar la nómina correctamente. Las equivocaciones más evidentes son cálculos incorrectos en los sueldos, retenciones y diferencias en el ISR. Además, de usar los números del RFC que no están validados previamente. Igualmente, presentar confusión en cuanto a percepciones gravables y las exentas.

 

Estas situaciones se generan en muchos casos, por no tener una base de datos actualizada de los empleados. También, hacer cálculos de salarios y sus pagos de forma manual. De manera que, diversas empresas han tomado la decisión de contratar una empresa outsourcing fiscal. Para manejar la nómina correctamente y de forma automatizada con acciones como:

  • Efectuar todo el proceso con tiempo de antelación.
  • Estar alerta con las modificaciones de nómina como altas, bajas y cambios de salarios. Luego, informar al IMSS cinco días después de los cambios.
  • Determinar cuáles son las percepciones recurrentes y extraordinarias que recibirán los trabajadores. Como son sueldos, primas, vacaciones, comisiones, horas extras, entre otras.
  • Correcto cómputo de deducciones frecuentes de salarios como IMSS, ISR, INFONAVIT, préstamos, fondo de ahorro, ausencias laborales, etc.
  • Realizar la confirmación de los RFC de los trabajadores.
  • Emplear sistemas de pagos para dispersión de la nómina correctamente, en las cuentas bancarias de los empleados.
  • Hacer el proceso de timbrar la nómina, para que los pagos que se realizaron a los trabajadores sean certificados. Gran cantidad de empresas usan los servicios de proveedores autorizados de certificaciones, para llevar a cabo esta labor.
  • Enviar por correo electrónico los recibos de nómina al personal, para que los firmen.
  • Realizar el cálculo y pago oportuno de los gravámenes como el impuesto sobre nómina y retenciones de ISR. Además, de las cuotas del IMSS e INFONAVIT.
  • Otros cálculos como el pago del PTU y el aguinaldo anuales.

 

Reformas del SAT con respecto a las nóminas empresariales

En el año 2010 el Servicio de Administración Tributaria hizo los primeros anuncios para establecer un sistema de facturación electrónica. Para el año 2011 entró en vigencia el Comprobante Fiscal Digital por Internet, conocido como CFDI. Luego, en el 2014 se exigía la emisión de los recibos de nómina de forma electrónica.

En 2017 se actualiza el CFDI a la versión 3.3, con la intención de eliminar problemas al emitir facturas. En esta actualización esta el complemento de nómina 1.2 que contribuirá a mejorar aspectos como:

  • La validación de los RFC de los trabajadores, evitando que se emitan nóminas de personas. Que no hayan sido dadas de alta en el Servicio de Administración Tributaria.
  • La información suministrada por las empresas sea más confiable, para que los trámites contables y fiscales no sean complicados.
  • Para las compañías es más sencillo cumplir, con todos los estatutos tributarios y fiscales vigentes en el país.
  • Tanto los empleadores como los empleados, pueden revisar que los comprobantes de nómina. Se hayan emitido correctamente con respecto a los ingresos y las retenciones.
  • Se incremente la recaudación fiscal al efectuar la nómina correctamente.

 

>> Adicionalmente a todo este material queremos invitarte a visitar nuestra página sobre Control  y Manejo de Nómina, aquí encontrarás mucha información sobre la nómina en México <<

Efectos de un mal proceso de nómina

Cuando en el Departamento de Recursos Humanos no maneja la nómina correctamente. Se pueden generar situaciones donde la empresa se vería envuelta en problemas laborales y fiscales. Los cuales se describen a continuación:

  • Trabajadores desmotivados: El mayor recurso de una empresa es su personal. Por tanto, si el mismo se encuentra descontento y desmotivado por retrasos en los pagos y cálculos con errores. El desempeño laboral de los colaboradores disminuye y por ende baja la calidad y la productividad de la organización.
  • Multas por pagar fuera de tiempo: Un proceso deficiente en la nómina puede llevar a que la empresa no cumpla con los pagos de las liquidaciones de impuestos o los cálculos estén realizados incorrectamente. Ocasionando deudas fiscales y la penalización de la compañía con multas por infringir la ley.
  • Auditorías y fiscalizaciones: La organización puede enfrentar un proceso de auditorías y fiscalizaciones por parte de entes como el IMSS y el SAT. Para determinar si existen irregularidades o inconsistencias con las declaraciones fiscales, pagos de sueldos y al seguro social.

Outsourcing para resolver inconvenientes de nómina

El Departamento de Recursos Humanos de una empresa puede prevenir los riesgos fiscales y de seguridad social. Si efectúa la administración de la nómina correctamente. Este proceso administrativo complejo y con gran cantidad de labores, puede confiársele a una empresa de outsourcing fiscal.

Actualmente, estas organizaciones prestan servicios con gran eficiencia y responsabilidad. Empleando la tecnología de comunicación y almacenamiento cloud, procesos administrativos eficientes, y personal capacitado. Igualmente, esta contratación externa genera una factura que se puede deducir de los impuestos. Entre los servicios ofrecidos por estas organizaciones tercerizadas se encuentran:

  • Cálculos de nóminas confidenciales y generales.
  • Configuración de la base de datos de empleados online.
  • Cálculo de los impuestos y de las cuotas federales.
  • Automatización del proceso de nómina.
  • Generación de recibos de nómina digitales y CDFI.
  • Eliminación de papeleos excesivos.
  • Verificación ante el SAT de los RFC.
  • Timbrado de nómina.
  • Envío por email de los recibos de pagos digitalizados a los trabajadores.
  • Dispersión de la nómina.
  • Discreción y seguridad en el manejo de la información de la organización.

 

Evita multas: cuida tu nómina

Si desea ampliar la información sobre el tema cómo evitar multas y contratiempos en la nómina empresarial. Haga un clic en este vínculo, y así conocerá como hacer que un proceso administrativo recurrente, sea confiable y eficiente.

Nueva llamada a la acción

Grupo C&H