Hacer un correcto pago en el manejo de las nóminas de todos nuestros colaboradores se ha convertido en uno de nuestros principales retos, debido a que se encuentra regido por varias leyes y reglamentos que son imprescindibles para tomar en cuenta. Además, la nómina es uno de los recursos más importantes de nuestros colaboradores porque de ahí depende su bienestar e incluso sustento diario.
Queremos evitarte que el pago de nómina se convierta en un dolor de cabeza.
Aquí te contamos cuáles son los errores más comunes que se dan por un mal manejo de nómina pero también te decimos cómo puedes evitarlos.
SITUACIONES A LAS QUE ME ENFRENTO SI COMETO ERRORES EN EL PAGO DE NÓMINA.
Auditorias anticipadas.
Una auditoria es un proceso de inspección en el que se verifica minuciosamente el cumplimiento correcto de una área o de una determinada actividad de la empresa. Dicho proceso suele hacerse cada cierto tiempo, sin embargo, cuando se detectan irregularidades es muy posible que se realice antes de lo planeado.
Desmotivación.
Si nuestros colaboradores sienten que no están siendo retribuidos de forma justa, comenzarán a tener malestar, y a sentirse insatisfechos. Hay que cuidar que no suceda, pues al final de cuentas esto se reflejará en su desempeño, calidad, y actitud en el trabajo.
Multas
Si no realizas las deducciones correspondientes, o si haces un mal cálculo, corres el riesgo de que el SAT te sancione o multe, y estamos seguros no querrás enfrentarte a esto, pues es un proceso bastante agotador y que dejará pérdidas importantes en tu empresa.
ERRORES FRECUENTES EN EL PAGO DE NÓMINAS.
Tomar como base recibos antiguos.
No todas las jornadas laborales son iguales. Nuestros colaboradores se enfrentan todo el tiempo a diversas situaciones, por ejemplo, algún factor personal que le impida presentarse a laborar, enfermedades, bonos, retardos. Por estas razones, no se considera apropiado basarse ciegamente en recibos emitidos con anterioridad.
Datos personales o de la empresa incorrectos.
Errores de este tipo suelen ocurrir cuando las empresas no actualizan los datos de las plantillas que usan para realizar el pago de sus nóminas. De acuerdo con la Online Carreer Center (OCC) todo recibo debe contener los datos de la empresa (razón social, RFC) y datos personales correctos, es decir, nombre completo, seguro social, fecha de ingreso, puesto, datos de RFC Y CURP. En estos últimos hay que prestar especial atención, ya que se suele incurrir en cambiar números o no poner la clave incompleta.
Toma en cuenta que la Clave Única de Registro de Población (CURP) consta de 18 dígitos entre números y letras, mientras que el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), emitido por el SAT contiene 13 caracteres en total.
No planear el pago con tiempo suficiente.
Es aconsejable planificar el cálculo de la nómina con tiempo suficiente para verificar que los datos se encuentran correctos o en caso contrario, para hacer las modificaciones pertinentes.
No conocer las percepciones que quedan exentas del pago de impuestos.
Contar con personal capacitado, y que se actualice constantemente en temas contables es fundamental para evitar que ocurran errores como omisión o retención de pago de impuestos.
Algunas percepciones son: la prima dominical, aguinaldo, incapacidad, vacaciones, y tiempo extra; es importante conocer cuales de estas son gravables o exentas.
No incluir horas extra.
La Ley Federal del Trabajo considera como horas extra aquella jornada laboral en que el trabajador no tiene la oportunidad de tomar su descanso correspondiente durante el tiempo asignado para el mismo. Según el artículo 68, las primeras nueve horas de trabajo extra deberán pagarse al doble, pero si se excede este tiempo, se pagará al triple del salario normal.
Para conocer los factores que regula la Ley Federal del Trabajo en cuanto a este tema, puedes revisar los artículos del 58 al 68.
Omitir deducciones.
Verifica que la nómina contenga las deducciones obligadas por el SAT, como es el caso del Impuesto Sobre la Renta (ISR), o el pago del Seguro Social (IMSS). También incluye caja de ahorro, e INFONAVIT.
No pagar la nómina en el plazo definido.
Este es uno de los errores más comunes en el que las empresas caen y que puede traer consigo sanciones por parte de las Dependencias Gubernamentales, como el caso de Conciliación y Arbitraje.
No contar con un diario de registro.
Si no se cuenta con algún tipo de herramienta que favorezca hacer el registro de situaciones que va enfrentando cada trabajador, hará que exista desorganización a la hora de calcular de manera justa y correcta el pago de la nómina, y por ende, puede ocasionar conflicto entre nuestros colaboradores.
Para evitar que pases por un conflicto por un mal manejo en tu nómina te aconsejamos contar con un programa eficiente que te permita llevar registros de cualquier siniestro, o situación a tomar en cuenta al momento de calcular los pagos. Al tener un programa como estos, gestionarás mejor el proceso y los errores decrecerán al tener mayor control sobre ellos.
También es invaluable el asesoramiento de los expertos, pues ellos te irán guiando, y te darán consejos para eficientizar y facilitar cualquier cálculo para tomar en cuenta dentro de la nómina.
Si quieres saber más acerca de los riesgos de nómina, te invitamos a descargar nuestra guía
