Gestionar de manera inapropiada el proceso de la nómina para trabajadores, puede ocasionarle problemas serios a su organización. Como pérdida de tiempo, dinero, problemas legales, desmotivación de los empleados, atrasos en las tareas administrativas, entre otros. Para que evite los puntos de fricción, en uno de los procedimientos más importantes de su empresa. Esté atento a los errores, qué los causa y cómo puede evitarlos.
¿Dónde es más común que haya errores en las nóminas?
La prevalencia de una organización administrativa en todos los departamentos. Permite cumplir con los objetivos planteados, usar eficientemente los recursos y establecer un buen clima laboral. Una forma de lograrlo es realizando las tareas de nómina para trabajadores eficientemente. Así, se evitan errores que pueden ser costosos para la compañía.
La gestión de la nómina permite bonificar a los empleados por sus servicios prestados, conforme con la ley. Además, tener documentación que prueba que se han cancelado los sueldos y salarios a los trabajadores. Sin embargo, a pesar de la importancia de este proceso es posible que ocurran los siguientes errores en las nóminas:
- Cálculos inexactos en los ingresos salariales y deducciones: Este es uno de los errores que se cometen con más frecuencia. Es importante que, el personal encargado de procesar la nómina conozca bien el tipo de contrato que tiene cada empleado. Así, es más sencillo el procesamiento de los salarios, vacaciones, horas extras, bonificaciones, primas, entre otras percepciones. Igualmente, hay que estar al tanto del porcentaje de las deducciones que se efectúan habitualmente. Con respecto a ISR, INFONAVIT, préstamos, faltas laborales, cajas de ahorro, IMSS, etc.
- Retraso en la fecha para dispersar la nómina: Cuando no se cuenta con un proceso organizado al elaborar la nómina para trabajadores. Pueden ocurrir retrasos con el calendario de los pagos. Lo que incide negativamente en la motivación de los empleados, las operaciones administrativas y el flujo de caja.
- Disparidad en los registros contables: La disparidad en la nómina y los registros contables, se presenta generalmente cuando los procesos son manuales. Ocasionando que no se conozca exactamente el flujo de efectivo, con el cual se cuenta al momento de cancelar el sueldo a los empleados.
- Reportes erróneos del RFC: Muchas empresas por diferentes razones, no usan las herramientas en línea que tiene el SAT. Para verificar el registro federal del contribuyente de las personas morales.
- No revisar las CURP: Aunque es obligación de los empleadores, siempre caen en lo errores de colocar CURP que están duplicados o errados.
- Ambigüedad en los cálculos de las percepciones gravables: No hay precisión al calcular cuáles ingresos de los empleados son gravables y cuáles están exentos.
¿Qué causa estos errores?
Varios errores mencionados anteriormente, durante el proceso de la elaboración de la nómina para trabajadores, son cometidos involuntariamente. No obstante, esto no exime al empleador y los responsables del departamento a cargo, de las consecuencias de los mismos. Parte esencial de prevenir errores en tu nómina es tener en cuenta las estrategias para evitar multas y contratiempos. Te invita a descargar el siguiente ebook sin costo que habla específicamente sobre esto:
Las causas más comunes para incurrir en estas equivocaciones son:
- Fallas humanas: En las pymes cuando se llevan procesamientos manuales, hay una gran propensión a las fallas humanas. En casos donde hay que contabilizar horas extras, bonificaciones, vacaciones, gravamen de impuestos, estructuras salariales, entre otras. Localizar estos errores lleva tiempo, es estresante y sobre todo costoso.
- Ausencia de un proceso organizado: Cuando en el departamento de nómina no se efectúa un proceso de manera organizada. Será imposible cumplir con la periodicidad acordada y el registro de los sueldos. Asimismo, con los cálculos de prestaciones y deducciones, a tiempo y sin errores.
- Uso de métodos anticuados: A pesar de estar en la era digital, algunas empresas aún emplean métodos anticuados para elaborar sus nóminas. Es decir, ejecutando las tareas de forma manual, sin la ayuda de un software de gestión de nóminas.
- Desconocimiento de la legislación laboral vigente: En ocasiones los cambios en las normativas y leyes en materia laboral. Traen como consecuencia que, en los empleados del departamento de nómina no estén completamente actualizados en estos temas.
¿Qué situaciones pueden desencadenar?
La dispersión a tiempo de la nómina y el cumplimiento de las obligaciones fiscales establecidas en la ley. No es una opción, sino una necesidad imperiosa. Cabe destacar que, en estos aspectos no puede haber flexibilidad. Porque, la empresa estaría expuesta a las siguientes situaciones.
- Multas y sanciones: Manejar deficientemente el proceso de la nómina para trabajadores, puede ocasionarle problemas a la empresa. Porque es probable que no cumpla en los períodos establecidos por el SAT, en las liquidaciones del impuesto. Igualmente, si se efectúan cómputos erróneos es posible liquidar montos menores a los que realmente corresponden. Toda esta situación genera compromisos fiscales, sanciones, multas. Los cuales pueden dañar la reputación de la organización y hacerle perder dinero.
- Aumento de la tasa de rotación de empleados: Una elevada tasa de rotación en la empresa es negativo. Se pierde tiempo, productividad y recursos financieros. Un alto porcentaje de empleados que no reciben sus pagos a tiempo y sin errores de cálculo. Tienden a buscar empleo en otras organizaciones.
- Clima laboral desfavorable: Para que su compañía funcione de manera exitosa, debe existir un clima laboral favorable. De esta manera, aumenta el rendimiento empresarial, se cumplen los objetivos y los empleados se comprometen más con la organización. Los errores en la nómina para trabajadores, ocasiona que sus trabajadores estén desmotivados, incómodos, laborando sin eficacia ni eficiencia.
¿Cómo manejar estas situaciones?
Procesar la nómina para trabajadores debe hacerse a tiempo y sin errores. Usted puede evitar que su fuerza laboral se desmotive. Igualmente, que baje la productividad y se fomente una mala relación laboral. A continuación le indicamos algunas estrategias para que su negocio se desarrolle, optimizando sus procesos de nómina.
- Outsourcing integral de nómina: Buscar asesoría con una empresa outsourcing integral de nómina es una gran solución. Pues, usted podrá contar con expertos en el área que pueden ahorrarle tiempo y mucho dinero. Su empresa tendrá garantía de minimización de errores. Ya que, estas organizaciones cuentan con infraestructura y personal calificado para gestionar su nómina eficientemente De esta manera, usted puede cumplir con los trabajadores y sus compromisos legales. Además, de dedicarse por completo a las tareas relevantes de su negocio.
- Software de gestión de nómina: Si contrata un outsourcing integral de nómina, pueden proporcionarle un programa experto que automatice los procesos repetitivos y tediosos. Asimismo, sea escalable para que pueda adaptarse al tamaño y procesos de su organización.
- Almacenamiento de datos en la nube: Con toda seguridad puede almacenar sus gestiones de nómina en la nube, sin tener que hacer grandes inversiones en hardware. El outsourcing integral de nómina que contrate puede asesorarle en este aspecto. Para que cuente con un sistema al cual puede acceder en desde cualquier lugar, momento y dispositivo móvil.
Para finalizar, una empresa exitosa, productiva, competitiva, con un buen employer branding. Es aquella que cumple con sus compromisos de pagos con sus trabajadores y con sus obligaciones fiscales. En el tiempo apropiado y sin fallas en los cálculos de sus procesos de nómina.
¿Cómo prevenir errores en tu proceso de nómina que te eviten multas?
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