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Consejos para un proceso de nómina eficiente

¿Te toma mucho tiempo administrar tu nómina? ¿Quieres deducir más impuestos?

¡Seguro te interesa leer esto! 

El proceso de nómina en todas las empresas, sin importar su tipo de giro, siempre debe ser un proceso realizado por un experto, ya que un error podría traer problemas fiscales y adicional a esto, empleados molestos que afectarán el clima organizacional.

Te compartimos estos prácticos pasos para conocer más sobre como se realiza correctamente el proceso de nómina. Si tu empresa no cumple con ellos, considera hacer una revaluación para que tu proceso comience a fluir mejor.

 

Establecer un responsable experto en el proceso. 

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En la mayoría de los casos, este proceso lo realiza el área de recursos humanos pero no debemos de dejar de lado la opinión del departamento de Contabilidad. Esto sencillamente es porque el área contable tiene el conocimiento en actualizaciones de reformas y además, es el encargado de crear las estrategias en materia fiscal que la empresa emplea. Por esta razón, solo ellos pueden hacer ajustes o modificaciones respecto a a los cálculos plasmados en nómina.

La asesoría o guía de una persona especializada en temas contables siempre debe ser bien recibida porque ayuda a ahorrar tiempo y sobre todo es un respaldo en pagos de responsabilidades a Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Hacer uso de conocimientos fiscales y contables ayudará a disminuir riesgos tanto internos como externos.

Ahora te presentamos puntualmente puntos a considerar para hacer una nomina eficiente.

        1. adult-agree-businessman-327538Los principales descuentos que se deben tomar en cuenta al hacer los cálculos de nómina son:

  • Prima dominical
  • Horas extras
  • Prima Vacacional
  • Comisiones sobre Venta (en caso de que aplique)
  • Bonos de Productividad
  • Bonos por Puntualidad
  • Cuotas IMSS - ISR
  • Aportaciones para los Seguros de Retiro, cesantía o vejez

  1. Se deben establecer los días que tienen los responsables de nómina para realizar el proceso y marcar claramente la fecha límite para terminarlos. Es igualmente importante establecer las fechas para recibir información como:
  • Préstamos
  • Gratificaciones
  • Incapacidades, etc.
  1. Un paso que ayuda es hacer “prenóminas” y establecer un día para su revisión y el lapso de tiempo para hacer cambios si se requieren.
  2. Establecer por escrito la responsabilidad y quien será el encargado de documentación para constancias, licencias, subsidios, etc. para que sea en tiempo y forma.
  1. El área de recursos humanos debe establecer y respetar los tiempos para hacer actualizaciones.

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  1. Definir que el área de recursos humanos tiene la responsabilidad de revisar el control de asistencias.

  2. El gerente o encargado de recursos humanos debe revisar la información de nómina y firmarla cuando la autorice.
  1. Si la información de la nómina y los documentos que la completan son correctos, el Gerente de Recursos Humanos debe entregarla al área contable para que ellos verifiquen cálculos y deducciones.
  1.  En caso de que todo esté correcto, el área contable debe dar su visto bueno o solicitar ajustes.
      
  2. Al estar aprobada por el área de recursos humanos y el área contables, el encargado de realizar la aplicación de nómina ingresará la información al sistema para que procedan los pagos en tiempo y forma.
  1. Por último, el área de recursos humanos debe entregar puntual y formalmente al departamento de contabilidad la información de los cálculos de nómina para que se elaboren los asientos contables correspondientes.


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Como puedes ver, el proceso de nómina puede ser algo complejo pero al tener una nómina al día, tendrás empleados contentos y motivados para realizar su trabajo día a día, además de la tranquilidad de no ser sujeto a auditorías o multas por parte de las autoridades.  

Cada proceso en tu empresa es diferente y conlleva responsabilidades y habilidades diferentes.

¡Tómate el tiempo para realizarlas correctamente!

Recuerda siempre mantener a tu equipo capacitado y motivado para que cada área ó actividad funcione y cumpla como debe ser.

 Para un control eficiente sobre nómina y su manejo hemos creado una Guía sobre riesgos en contratación y nómina que te ayudará a detectar puntos clave para detectar y cubrir áreas de mejora en estos dos procesos.

 

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