Debemos de saber que en México toda normativa referente al área laboral tiene punto de partida del artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Podemos definir a la nómina como un documento analítico de carácter contable que presenta cifras desglosadas de los ingresos e impuestos en efectivo de cada uno de los trabajadores de una organización por un periodo determinado.
El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es una entidad gubernamental encargada de brindar servicios de salud y seguridad social a la población que están afiliadas a este, fundada en 1943. A finales de 1995 se publica la Ley del Seguro Social que muestra el marco legislativo en el que se tiene que regir el IMSS. En su artículo 15 habla de las obligaciones a las que está sometido el patrón en relación con los empleados, en lo referente al IMSS y los requisitos mínimos que deben de tener las nóminas.
Como los patrones están en la obligación de registrar e inscribir a sus empleados en el IMSS, registrar todas las modificaciones que se presenten en los salarios, las altas y las bajas y demás cambios en la situación del trabajador dentro de la empresa a no más tardar cinco días después de que se sucedan. También habla sobre cómo se deben llevar los registros de nómina, en la que se deben reflejar el número exacto de días laborados y el salario percibido por los empleados. Este registro en obligatoria su conservación hasta por cinco años luego de su expedición.
Los empleados esperan que a partir de la fecha de la contratación ya se hayan realizado todos los trámites internos necesarios para que llegado el día del pago puedan recibir en total de los ingresos que han devengado. Algunas instituciones gubernamentales de nuestro país tenían formas desidiosas en este sentido, lo que provocaba que los empleados nuevos recibieran su sueldo varios meses después de haber sido contratados.
A continuación, te presentamos algunos aspectos que debes cuidar sobre el manejo de la nómina de los empleados y sus procesos
Que los pagos no sean a tiempo
En la nómina la temporalidad es importante. Pero con tantos pasos en el proceso de nómina , perder un plazo dentro del proceso clave es demasiado fácil. Sus empleados cuentan con una organización para entregar el pago de manera consistente y puntual; no cumplir con una calendarización de pago confiable puede dañar la confianza y la opinión de los empleados sobre la empresa. Sin mencionar que muchos estados tienen requisitos de frecuencia de pago .
Cuando se trata de impuestos sobre la nómina, perder el plazo de impuestos puede costarle a la empresa una cantidad de recargos por multas, multas o incluso problemas legales. Conocer el cronograma interno para los días de pago y el externo para los impuestos, es fundamental para un proceso de nómina sin problemas.
No clarificar impuestos
Es importante realizar la deducción de impuestos de manera clara , de modo que se promueva la transparencia en cuanto a que los empleados puedan saber que impuestos se están pagando, la cantidad que se esta pagando y cada cuando lo están pagando
Disponibilidad de depósito de pago
Para los empleados es importante tener la posibilidad de contar con un acceso fácil en cuanto se reparte la nómina ya sea por cheque o por deposito bancario a una tarjeta de nómina, este aspecto tiene conexión con la importancia de la temporalidad de entrega.
Calcular mal el pago
Con horas extras, comisiones, impuestos, ISR y más, los administradores de nómina deben de hacer un seguimiento cuando se trata de calcular el pago . Para los salarios de horas extras puede tener diferentes políticas con respecto a las horas extra; su organización siempre debe cumplir con la ley que sea más generosa para el empleado.
Las capacidades de seguimiento deficiente de tiempo también pueden contribuir a depositar un pago mal calculado a nombre de algún empleado. Si la empresa no tiene una manera confiable y eficiente de rastrear las horas de los empleados o el tiempo libre pagado, entonces las posibilidades de cometer un sobrepago o un error de pago insuficiente se disparan.
En conclusión, evitar, prevenir y detectar los errores cometidos en la nómina de manera bien establecida a tiempo es el primer paso para mejorar nuestros procesos de esta, sin presentar problemas, en base a esto no dejar que el problema se siga agrandando a pesar de que parece un trabajo difícil no es comparado con el resultado que se puede ocasionar y el gasto que puede representar para la empresa.
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