Las organizaciones necesitan contar con aliados estratégicos que les ayuden en la realización de tareas complejas, recurrentes y voluminosas. Por esto, hoy día es frecuente la subcontratación de compañías especialistas en recursos humanos. Ya que, estos servicios permiten reducir costos y asignar procesos que requieren tiempo y esfuerzo a expertos en el área. Esto es una estrategia garantizada, accesible y que optimizará la gestión del factor humano en la empresa.
Los procesos administrativos involucrados al contratar personal
En este apartado, exploraremos cómo un Outsourcing integral puede ayudarte a optimizar el factor humano en la empresa.
La productividad y excelencia en una organización aumentan, cuando se cuenta con el personal idóneo. Por tanto, es necesario que el Departamento de Recursos Humanos cumpla con un riguroso proceso administrativo. Dirigido a reclutar y seleccionar las personas que se contratarán para un cargo determinado.
Pasos del proceso administrativo de reclutamiento: ¿Con qué te ayuda un outsourcing?
El proceso administrativo para reclutar, seleccionar y contratar el factor humano en la empresa consta de las siguientes etapas:
- Definir las necesidades: Establece las razones que amerita comenzar este proceso para contratar personal. Como por ejemplo, expansión de la organización o una nueva línea de producción. Igualmente, suplir un cargo vacante, cubrir un período vacacional o de reposo, entre otras. También, se establece el perfil de cargo, horario, tipo de contratación, habilidades y conocimientos técnicos requeridos.
- Reclutamiento: Es la fase donde se emplean diversas estrategias para encontrar candidatos para la vacante. Revisión de la base de datos de la empresa, anuncios en redes sociales, contacto con personas conocidas, etc.
- Preselección de los candidatos: Es conveniente el uso de una escala de valor, para una preselección de los candidatos.
- Entrevista previa: Consiste en un primer encuentro con el candidato a modo de conocerlo. En la entrevista se efectúan una serie de preguntas preparadas previamente. Para evaluar aspectos como destrezas, capacidades y experiencia para el puesto ofertado.
- Pruebas: Conforme al cargo que ocupará el aspirante, se le deben aplicar diversas pruebas. Estas son psicotécnicas, de conocimiento, role palyings, entre otras.
- Exámenes médicos: Es un reconocimiento médico para determinar, si la salud de la persona se adapta al cargo por el cual opta.
- Verificación de referencias: Es un paso del proceso muy importante, ya que permite comprobar si la documentación entregada es auténtica. Además, se confirma el desempeño laboral del candidato en otras empresas. Asimismo, se revisa si la persona tiene antecedentes penales.
- Valoración y selección: Con un baremo es posible seleccionar el candidato que ha tenido mayor puntuación en las fases anteriores.
- Entrevista final: Contribuye a tomar la decisión final, por lo general la realiza el jefe del departamento donde existe la vacante.
- Incorporación y capacitación: La persona seleccionada se incorpora a la organización. Deben realizarse formalidades como firma del contrato, conocimiento del departamento donde laborará y capacitación para llevar a cabo sus actividades.
- Seguimiento del trabajador: Es un acompañamiento que se le hace al empleado, durante los primeros días de trabajo. En caso que tenga alguna necesidad o para orientarle sobre su comportamiento en la empresa.
Los errores más comunes al iniciar contratación
El proceso administrativo para contratar el factor humano en la empresa, es largo y costoso. Por ende, si no se efectúa apropiadamente se estaría seleccionando personas que no cumplen con las exigencias de la compañía. Incluso, contratar personas que abandonen su cargo al poco tiempo de haber iniciado su trabajo.
Para evitar pérdida de talentos, tiempo, esfuerzo y dinero es necesario no cometer los siguientes errores al contratar personal:
- Detección de necesidades incompleta: Antes de buscar personal es necesario definir que se requiere en la empresa. Establecer qué habilidades debe tener el candidato, con respecto a formación, experiencia, entre otros.
- Falta de verificación de referencias: A todos los aspirantes de un proceso de contratación laboral, se le tienen que verificar sus referencias laborales. Además, de sus credenciales académicas y antecedentes penales.
- Contratar amigos o familiares: No sería un proceso objetivo y justo, porque el empleado pudiera incurrir en una actitud de incumplimiento de labores. Debido a que fue contratado gracias a una “recomendación” familiar.
- Apresuramientos: Este proceso lleva tiempo y cada paso debe realizarse en un orden específico, para lograr una contratación exitosa.
- Negarse a la diversidad: Las personas son diferentes en cuanto a edades, religiones, razas y puntos de vista. Un equipo con diversas formas de pensar puede aportar mucho a la organización.
- Entrevista débil: La entrevista debe estar bien estructurada, ya que en la misma se puede obtener información interesante del aspirante al cargo. Como su experiencia, habilidades técnicas, aptitud personal, inteligencia emocional, entre otros elementos informativos.
¿Cómo la subcontratación puede ayudar a tu proceso de contratación?
Cada día más organizaciones, sin importar su tamaño ni actividad económica. Consideran contratar los servicios de una empresa outsourcing integral en recursos humanos. En los Departamentos de Personal se llevan a cabo muchas tareas. Por lo que, confiar la responsabilidad de ciertas actividades a especialistas en el área traería resultados positivos.
Cabe destacar que, la subcontratación de una empresa de recursos humanos permite disponer de un grupo de expertos. Los cuales se encargarán de las labores que implican más tiempo y esfuerzo. Así, el personal de recursos humano se podría dedicar a la realización de tareas más prioritarias. Como el adiestramiento, la resolución de conflictos y la optimización del clima laboral.
Asimismo, es posible ahorrar dinero, disminuir la rotación de personal y mantener un clima organizacional idóneo. Porque estas organizaciones subcontratadas cuentan con infraestructura tecnológica, actualización en el área y el personal capacitado, para estos trabajos. Por lo que el método de contratación del factor humano en la empresa, será más sencillo. Además, de eficaz, eficiente, conforme a los objetivos de la compañía y sin perder el control del proceso.
El proceso normal de nómina en una empresa
Uno de los procesos más importantes de una organización es la elaboración de la nómina. Si esta labor no se ejecuta con el conocimiento y los métodos apropiados el proceso no sería normal. Por lo que, ocurrirían retrasos, cálculos equivocados y el personal estaría inconforme y descontento con esta situación.
Por lo que, es conveniente al iniciar el procesamiento de la nómina del factor humano en la empresa. Que, el Departamento de Recursos Humanos efectúe anticipadamente los cálculos, con el acompañamiento del personal contable de la compañía. Ya que, los contadores pueden delimitar la estrategia legal y fiscal de la organización. También, son profesionales certificados para calcular correctamente los ajustes establecidos en las reformas fiscales.
Para que en la empresa se procese normalmente la nómina. El departamento responsable debe de hacer las modificaciones en caso de altas y bajas de personal. Igualmente, actualizar lo referente a salarios, préstamos, bonificaciones, incapacidades, entre otros. Para así efectuar una pre-nómina que se revisará antes de la definitiva.
Es indispensable llevar un control de asistencia eficiente para efectuar las deducciones que fuesen necesarias. Toda esta información debe consolidarse, para hacer un balance de presupuesto estimado cada mes. Luego, cuando todo el proceso ha sido avalado, por los Departamentos de Recursos Humanos y Contabilidad, se elabora la nómina.
Es conveniente acotar que, en el instante que se ratifica que la nómina es correcta. Se procede a la cancelación de la misma a tiempo y si todo el proceso se efectúa normalmente. Se hace cumplimiento de las disposiciones legales. Asimismo, se evitan errores de cálculo e inconvenientes con entes gubernamentales como el SAT y el IMSS.
Los errores más comunes en la nómina
Durante el proceso de la elaboración de la nómina del factor humano en la empresa. Pueden ocurrir errores que se cometen de forma involuntaria, pero que al final pueden ocasionar muchos problemas. Como molestias con los empleados, pérdida de dinero y pago de multas.
- Efectuar el trabajo en poco tiempo: Los apresuramientos de procesos tan delicados, pueden tener errores. Porque son muchos cálculos y los mismos pueden variar. Por lo tanto, hay que tomar las precauciones con respecto a la administración del tiempo.
- Cálculos erróneos de impuestos: Es conveniente contar con expertos en el área fiscal. Que apoyen en determinar los impuestos que deben pagarse y cómo hacerlo, conforme a las normativas legales vigentes.
- No computar correctamente las deducciones: Se debe prestar atención a esas deducciones habituales como las inasistencias, INFONAVIT, IMSS, préstamos, ISR, entre otras.
- Descuidar las percepciones habituales y extraordinarias: Las percepciones que reciben los trabajadores pueden variar. Con respecto a los ajustes salariales, bonificaciones, primas, períodos vacacionales, horas extra, aguinaldos, etc.
- Utilizar sistemas arcaicos de procesamiento: Emplear sistemas manuales para procesar una nómina, provocaría gran cantidad de errores. Por tanto, se debe contar con computadores y software de gestión de nómina para el trabajo en Recursos Humanos.
¿Cómo la subcontratación puede ayudar a tu proceso de nómina?
La subcontratación de una compañía outsourcing integral para asesorar, durante el proceso de elaboración de la nómina es acertado. Porque de esta forma se aligera el trabajo del Departamento de recursos humanos. Pues, el procesamiento de la nómina del factor humano en la empresa es engorroso y ocupa mucho tiempo.
Además, en muchos casos las organizaciones no cuentan con todo el personal que se requiere para efectuar estas labores. Las organizaciones que prestan servicio de outsourcing integral, ofrecen muchas ventajas, entre las que destacan:
- Minimización de costos, ya que no es necesario contratar más personal para realizar las labores nómina.
- No hace falta invertir en equipos de computación y software de gestión de nómina.
- Los trámites administrativos ante los entes gubernamentales se facilitan.
- Eficiencia y mejora en todos los procesos, porque tienen personal experto para efectuar las tareas.
- Reducción de errores de cálculos, lo que evita problemas laborales y fiscales.
- Los pagos se ejecutan en el tiempo justo, para que el personal esté satisfecho y motivado.
- El servicio es deducible legalmente ante el impuesto sobre la renta.
- La información de la compañía se procesa con la más estricta confidencialidad.
- Se evitan los riesgos de multas e inconvenientes fiscales, derivados de errores involuntarios y omisiones.
- Los servicios de subcontratación son completamente legales.
¿Cómo se pueden evitar multas y conflictos laborales en el manejo del capital humano?
Las organizaciones deben cuidar su prestigio ante sus clientes y empleados. Porque una empresa con historial de multas e incumplimiento a las leyes no es confiable. Sin embargo, en muchos casos las compañías presentan problemas en sus procesos de recursos humanos por desconocimiento. Lo que puede acarrearle conflictos laborales y penalizaciones ante organismos gubernamentales.
Para evitar todas estas molestias el empresario y sus directivos. Deben estar informados sobre toda la legislación vigente en materia laboral y fiscal. De esta manera, se acatan los estatutos legales y se le da un trato justo a sus empleados.
Por otra parte, nunca es tarde para buscar asesoría con una compañía de outsourcing integral experta en recursos humanos. Estas organizaciones cuentan con personal especialista en materia legal y fiscal. Que pueden acompañarle y asesorarle en todo momento. Al efectuar esos delicados y complejos procesos de nómina del factor humano en la empresa.
La subcontratación de una empresa experta en recursos humanos garantiza un procesamiento eficiente de la nómina. Por lo que, puede ocuparse con más atención en asuntos estratégicos de su organización. Lo que le permitirá a la empresa expandirse y producir bienes y servicios con calidad y excelencia.
Gestionar correctamente la nómina empresarial es sinónimo de eficiencia en sus procedimientos internos. Logrando la satisfacción del personal, así no ocurre la fuga de sus mejores talentos. Por lo que, se ahorra tiempo, trámites complejos y se evita multas ante el SAT o el IMSS.
No obstante, es conveniente al contratar empresas de outsourcing integral tomar las previsiones del caso. Ya que la organización subcontratada deberá cumplir con todas sus obligaciones laborales y fiscales. Además, le presente cuando corresponda toda la documentación que comprueba el cumplimento de la ley. Lo que permite utilizar un servicio totalmente legal, el cual permite deducir la facturación ante el ISR.
¿Qué dicen los expertos sobre la Subcontratación y sus beneficios para el factor humano en la empresa?
Para finalizar, ¿Controla usted eficientemente su Departamento de Recursos Humanos?, le invitamos a revisar el vídeo de outsourcing a continuación. Así podrá conocer más opciones sobre el tema de la subcontratación. En un área tan importante para el factor humano en la empresa.
