El cálculo de nómina es una tarea administrativa sumamente importante en las empresas, pues de esto depende parte de la satisfacción de los trabajadores y el evitar multas con el SAT, el IMSS, Secretaría del Trabajo (incluso de los 3 al mismo tiempo) o repercusiones legales. En este artículo te compartiremos 3 tips básicos para evitar errores en tu gestión de nómina.
Tips para un calcular la nómina
Cuando vas a realizar la nómina es necesario que cuentes con conocimientos especializados, así como con la información actualizada del personal. Recuerda que es importante considerar las regulaciones y deducciones que establece la ley, esto ya que podrías ser acreedor a multas por parte de tu nómina ¡Por eso trata de evitar riesgos de contabilidad! Te invitamos a descargar nuestra guía para evitar riesgos:
NÚMERO 1: ORGANIZACIÓN
Cada empresa tiene políticas para sus empleados, y éstas se deben de considerar al momento de calcular la nómina. Por eso hay que crear procesos específicos para cada organización. Si la empresa es muy grande se debe de considerar hacer procesos especiales para cada una de las áreas. Siendo más específicos, considera lo siguiente:
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Ten muy claro los pasos del proceso: Entre mejor lo domines, más eficiente será tu proceso, y menor será la posibilidad de cometer errores.
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Agenda el tiempo necesario: debes tener muy claro el tiempo que te toma realizar todo el cálculo y la dispersión de tu nómina. En nuestra experiencia, dependiendo del tamaño de tu nómina, tu proceso y el software o herramienta que uses, puedes tardar desde 15 minutos, hasta más de una semana hábil.
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Apóyate en software especializado: un buen software especializado en nóminas puede ahorrarte mucho tiempo, dinero e inconformidades al calcular, cumplir y enviar todo en tiempo y forma.
NÚMERO 2: LEGALIZACIÓN BÁSICA
La legislación básica en materia de trabajo nos indica cuáles son las percepciones que es obligatorio pagar, es decir, los ingresos a los que los trabajadores de nuestra empresa tienen derecho, y son:
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Horas extra
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Prestaciones sociales al trabajador
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Prestaciones laborales
Es importante recordar que las percepciones, así como las obligaciones, de nuestros trabajadores están determinadas por el régimen en el que han sido contratados.
En esta parte también vamos a calcular las deducciones, es decir, las retenciones que haremos a nuestro trabajador por motivo de impuestos, seguro social, caja de ahorro, etc.
También es necesario que establezcamos la periodicidad de la nómina; ésta puede ser:
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Por periodo
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Por tipo de percepción: extraordinaria ó ordinaria
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Por contrato: nómina de socios, personal base, personal eventual.
Es muy importante mantener toda nuestra información actualizada, con el fin de evitar errores que puedan ser engorrosos o puedan incurrir en alguna multa.
En resumen serían:
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Asegúrate de contar con personal especializado: el cálculo y dispersión de nómina no es una tarea que se deba tomar a la ligera; cometer un error puede conllevar muchas consecuencias, desde pérdida de tiempo, hasta problemas legales y multas.
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Manténte actualizado de las legislaciones: el hecho de desconocer la ley no te hace inmune a multas y/o recargos. Recuerda que un error no sólo podría significar inestabilidad de tu relación con los entes de gobierno, sino también con tus empleados; y en el peor de los casos, podría crecer hasta un problema legal entre el empleado y tu empresa.
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Mantén orden y claridad en los contratos: esto te ayudará a evitar inconformidades con tu gente y/o errores al momento del pago.
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Pide ayuda externa: pedir ayuda es válido, sobretodo cuando un error puede costarte mucho más en multas y problemas legales, de lo que podría costarte el que una empresa especializada te ayude. Si te interesa conocer las soluciones que estas empresas podrían ayudarte a minimizar ¡Descarga la siguiente guía!
NÚMERO 3: INFORMACIÓN ACTUALIZADA
Para estar al día con tu personal te recomendamos el uso de tecnología, por ejemplo la biométrica, para que puedas ver en tiempo real la asistencia de tu personal, y llevar un registro minucioso de cada uno de tus empleados.
Puedes complementar estos 3 tips, y ser más eficiente en tu proceso de nómina, leyendo estos tips que con estos otros consejos que escribimos en este otro artículo <<Formas de aumentar la productividad en nómina>>
Ahora bien, también es importante entender la contraparte del problema:
¿Cuáles son los errores más comunes en la gestión de nómina y sus consecuencias?
Entre los errores más comunes que hemos encontrado a lo largo de los años, se encuentran:
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Pagar menos de lo correspondiente al trabajador
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Consecuencia: Dependiendo el tamaño de la nómina, puede significar una pérdida grande de tiempo y de dinero, así como una posible pérdida de capital humano al causar insatisfacción en el personal.
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Pagar más de lo debido al trabajador
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Consecuencia: Incurre en pérdidas de tiempo significativas, ya que debes realizar diversas notificaciones con solicitudes para la devolución del mismo, incluso descontento al hacer descuento directo a la siguiente nómina del empleado sin aviso.
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Retrasarse en el cumplimiento de obligaciones patronales
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Consecuencia: Esto sólo se traduce en multas por parte del SAT, IMSS y/o Secretaría del Trabajo. Sin mencionar las inconformidades que también pudieran generar en tu personal.
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No contar con información actualizada y/o en forma
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Consecuencia: Si esto llega a ser detectado por las autoridades, puede significar multas y penalizaciones. Así mismo, dependiendo del tipo de error podrías estarte arriesgando a recibir demandas laborales.
Lo mejor es que no corras riesgos al administrar la nómina de tu personal. Hoy en día existen muchos despachos o consultorías que se dedican a llevar la nómina de las empresas, o a darle asesoría al departamento de recursos humanos para que el manejo de ésta sea siempre eficiente y responsable.
Si quieres conocer más sobre cómo evitar multas, incrementar la liquidez de la empresa y optimizar los recursos de tu departamento, derivado de la gestión de nómina, te invitamos a descargar la Guía gratuita para directores, contralores y Gerentes Recursos Humanos, sobre "Cómo evitar multas y contratiempos en tu nómina". Encontrarás puntos específicos que te ayudarán a contrarrestar riesgos. Descárgala dando clic aquí:
