El cuidado de nómina es un asunto clave para toda compañía. Aseveramos esto puesto que al cuidarla puedes evitar errores de dispersión y en las nóminas. Inclusive, si se plantea bien, es una excelente forma de gestión de recursos humanos. Se trata básicamente de salvaguardar los activos, razón fundamental de cualquier actividad comercial. Su valor es prioritario tanto en la empresa privada como la pública.
Estamos frente a un problema de administración. Las consecuencias de este fenómeno siempre es la pérdida imperceptible de dinero. A continuación sabrás como se originan estos problemas y te presentaremos como abordarlo bajo la perspectiva del outsourcing fiscal.
¿Qué debo considerar para evitar errores de dispersión?
Los errores en la gestión de nóminas son originados por una gestión dispersa. Ciertamente, llevar el pago de los trabajadores requiere del cuidado de muchos detalles fiscales y contables. Por lo general, los empleados que llevan esta tarea son elegidos por los departamentos de recursos humanos con mucha cautela.
Añadido a la concentración que requiere esta faena, están otras dificultades a superar con el paso del tiempo. Por ejemplo, tenemos los cambios normativos en materia laboral que ocurren dentro de los países. Estos suponen cambios en los procesos, las cantidades y distribución de los ingresos. Otro problema está en las actualizaciones de las condiciones laborales dentro de la empresa.
Así que el primer asunto pasa por la elección del personal asignado a esta labor tan primordial. El empleo de expertos se hace necesario para una correcta gestión de nóminas. No solo es un asunto de profesionalización, sino de meritocracia. Por lo general, la clase profesional valora los méritos y serán estos los cimientos para una organización saludable.
Además, siempre se debe intentar medir aspectos personales del contratado. Emplear a expertos en la materia nos ayuda a ganar en los siguientes aspectos:
- Productividad
- Motivación
- Compromiso
- Planificación del trabajo
- dirección orientada al resultado
- dinero
Errores más comunes en la administración de nómina
La forma en que trabajamos en la administración de nómina influye en los resultados. La metodología es fundamental en este tipo de labor: un descuido puede generar situaciones difíciles. El clima laboral también es afectado porque se trata del sueldo de los trabajadores. Los siguientes son los errores más comunes que se puede cometer gestionando nóminas:
1. Trabajar a contrarreloj y cuidar el tiempo
La prisa da lugar a fallos y descuidos. Las nóminas no deben prepararse en tiempos de productividad o crisis, sino más bien durante periodos de vacaciones. El verano suele ser el momento perfecto para realizar revisiones y cambios
Mientras la mayoría de la plantilla descansa, es más factible abocarnos a tareas más mecánicas. Claro que los pagos mensuales no se pueden programar con demasiada antelación. Pero en las oficinas de recursos humanos, deben hacerse poco a poco y con tiempo.
La preparación de altas, actualización de la ficha de datos laborales, liquidaciones de IRPF y Seguridad Social, son tareas que conviene llevar a cabo al inicio de cada mes. Se trata de distribuir el trabajo y no dejarlo todo para después.
2. Modificación de los datos laborales
Modificar los datos laborales, luego de la realización de pagos es uno de los errores más comunes en esta gestión. Estos asuntos si deben tratarse como coyunturas de momento y llevar un registro actualizado.
Nos referimos básicamente a las incidencias aperiódicas, el pago de horas extras, las bajas médicas, las retenciones judiciales y los anticipos. Lo mejor es llevar un registro actualizado y automatizado de estos asuntos.
3. Recalcular nóminas que ya han sido pagadas
Lo mismo se aplica para este punto. Una vez que se cierra la nómina, los datos no pueden ser modificados. Es por esto que tampoco es aconsejable recalcular las nóminas ya pagadas.
Uno de los ejemplos más comunes, es el de un empleado que labora horas extras a mediados de mes. Lo correcto es que los cambios de una nómina ya cerrada, se efectúen para el siguiente mes.
Al emplear un outsourcing fiscal experto en el cuidado de nómina en tú organización, minimizas perdidas y evitas tiempo perdido. Si estás interesado en formas de evitar multas en tu nómina, tenemos una guía que te interesará a la par de este artículo:
“La mayoría de los reclamos implican horas de trabajo no remunerado y mal cálculo del tiempo laborado.”
4. Tiempo de trabajo no remunerado
Otro reto para quienes gestionan las nóminas es el tiempo de trabajo no remunerado. Aquí se hace mención a los bonos o comisiones que trabajan horas extras, por ejemplo. Claro que las horas extraordinarias se tazan en función a la Ley Federal del Trabajo.
Las bonificaciones discrecionales y comisiones constituyen un problema para cualquier empresa. La dificultad de estos pagos, es que son repartidos sobre el periodo en los cuales fueron generados. Esto implica a veces, modificar la nómina.
En estos casos es que entendemos la necesidad de integrar un equipo de profesionales apto y bien capacitado. Estos acelerarán y facilitarán cálculos de prima en lapsos cortos de tiempo. Nos referimos a coyunturas especiales que simplemente se deben afrontar.
5. Calcular mal el tiempo de trabajo
Calcular mal el tiempo de trabajo puede traer como consecuencia una violación de las leyes. Esto a su vez podría ser reclamado en una demanda colectiva emitida por los empleados. Por eso, debemos tener sumo cuidado y para ello se aconseja lo siguiente:
- Implantar procesos acordes y estructurados al tipo de trabajo dentro la compañía
- Registrar y cronometrar el tiempo para minimizar las quejas de los trabajadores.
- Reducir los riesgos asociados mediante la adopción de políticas de nómina estrictas. Estas deben controlar los tiempos no remunerados de trabajo.
- Implementar sistemas de administración de nómina automatizados.
Como podemos observar, la planificación, el control y la experticia son elementos que no deben faltar. Cuando algo de esto falla, los errores ocurren con mayor frecuencia. El objetivo del departamento encargado es que los cálculos sean correctos mes a mes.
No es aconsejable re-aprovechar nóminas anteriores como base para ganar tiempo. El hecho es que la división del trabajo suele cambiar con regularidad en la empresa. Las contraprestaciones personales cambian mensualmente y la oficina de recursos humanos debe mantener esta información actualizada.
RECOMENDACIONES PARA EVITAR ERRORES
El ciclo en el cálculo y pago de nóminas es mensual. Es por ello que te recomendamos centrarte en los primeros veinte días de cada mes para preparar los pagos. Dividir las tareas entre las cotidianas y las más coyunturales, podría ser una solución. Dejarlo para finales de mes es la peor práctica en la que podemos incurrir.
Estas son recomendaciones y pasos a seguir en el cuidado de la nómina. Las mismas son parte esencial de la administración de personal, derivando en trascendente para la entrega de la nómina en tiempo y forma dentro de tu empresa. Es por ello que te invitamos a una toma de decisiones oportuna y adecuada, esto te llevará a tener control en este importante tema, donde por medio de nuestra experiencia, lograremos este vital propósito.
