Conoce las mejores prácticas de la industria para el manejo de nóminas. Si eres contralor o consejero de una empresa TIENES QUE LEERLO.
Sin embargo, el manejo de la nómina, si bien puede ser una actividad rutinaria, es la base para tener una empresa sana, pues de no ser el correcto, la empresa comenzará a presentar síntomas que pueden, si no son atendidos a tiempo, poner en riesgo la vida de nuestro negocio.
Pero ¿qué podemos hacer para mejorar nuestras prácticas en el manejo de las nóminas?
Un nómina sana comienza con prácticas sanas. De nada nos sirve el darnos cuenta que estamos haciendo las cosas mal. Lo mejor es hacerlas bien desde el principio. Esto nos ahorrará tiempo, dinero y hará la evaluación de procesos algo mucho más fácil.
Entonces ¿Cómo podemos tener prácticas más sanas con respecto a nuestro manejo de nóminas?
Lo primero es tener claro cuánto podemos gastar, con cuánto podemos endeudarnos y cómo podemos pagar dichas deudas. Esto nos ayuda a ser congruente con cuántas personas podemos contratar y cuánto podemos pagarles.
Es más común de lo que creemos que las empresas contraten más personas de las que pueden pagar. Y resulta hasta cierto sentido lógico, si necesitamos a más personas para que hagan el trabajo, lo natural es que las contratemos; a fin de cuentas si hay más trabajo, llegará más dinero ¿no? Pues no. La realidad es que contratar por encima de nuestra capacidad, basándonos en un dinero que puede, tal vez, en una de esas, llegar, es el primer paso rumbo al desastre.
Reunir, y mantener organizada, toda la información; nombre del empleado, número del seguro social, percepciones, deducciones, etc., nos ayuda a tener procesos eficientes, y a evitar que nuestras nóminas se retrasen. Quizá para este punto podría servirte una tabla que hemos realizado donde comparamos soluciones de nómina que te ayudarán a tomar una mejor decisión. Desca´rgala sin costo dando click en el siguiente botón:
Esta práctica es muy importante. No debemos, salvo en caso de emergencia severa, tomar el dinero de la nómina para otra cosa que no sea el pago de ésta. Resulta muy tentador “jinetear” el dinero de la nómina, total, a fin de mes lo reponemos… y ahí es donde vienen los problemas, porque si por alguna razón no alcanzamos a reponer ese dinero, no vamos a poder pagar la nómina, eso se va a traducir a empleados molestos, bajas en la productividad, incluso en problemas más graves.
Es muy importante, desde el principio de tu administración, que todo lo relacionado con asistencias, permisos, tiempos extras, préstamos, adelantos y cualquier otra cosa que pueda afectar la nómina de nuestra trabajador, quede registrado en los formatos correspondientes y archivado de manera adecuada. Esto nos ahorrará tiempo a la hora de realizar nuestra nómina, evitará problemas, y nos dará las herramientas necesarias para defendernos en caso de una inconformidad laboral, o apoyar un extrañamiento por algún cobro que nos haga el Seguro Social.
Un buen sistema de registro le hará la vida mucho más fácil a los contralores.
Como mencionamos al principio, hacer la nómina es un proceso tedioso, y por lo mismo, si lo hacemos a mano nos arriesgamos a que surjan errores, que si bien pueden ser inocentes y no malintencionados, pueden tener costos importantes para nuestra empresa. Inclusive hay empresas que timbras su nómina una a una. Hoy en día incluso existen PACs que te permiten timbrar la nómina subiendo un archivo de excel. La realidad es que hoy existen muchas formas de aumentar la productividad en nómina y su proceso.
Lo mejor es utilizar todas las herramientas tecnológicas a las que tengamos acceso y que nos puedan ayudar a realizar un cálculo de nómina fehaciente.
Hoy en día hay una gran variedad de programas que nos ayudan a llevar nuestros libros, calcular nuestros impuestos y hacer la nómina. No utilizar estos programas puede ser un error muy costoso.
Tal vez esta sea una de las prácticas más sencillas que podemos realizar.
El asignar la administración de nuestra nómina a un tercero, no solo nos evita equivocaciones costosas, sino que libera nuestro tiempo para que podamos enfocarnos en otras tareas. También nos ayuda a tener un mayor control sobre el pago de la nómina, evitando que esta se atrase.
Pero la mayor ventaja que obtenemos de esta práctica, es contar con un equipo especializado, con experiencia y conocimiento en todos los temas relacionados con la nómina.
Sabemos que no siempre es sencillo decidir con qué servicio será mejor manejar tu nómina. Es por eso que hemos creado esta pequeña tabla comparativa de Soluciones para el control y manejo de nómina que podrás ahora mismo sin costo ni compromiso ¡Adelante! Da click en el siguiente botón y decídete por una opción para agilizar tus procesos y cumplir tus obligaciones fiscales: